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管理就是開會 開會不一定是管理

 2014-1-14

  對很多人來說,管理就是開會。大部分管理者的大部分時間用在開會上。層級越高,管理者的會議就越多。你要找一個人?“領導在開會”。你想換一個時間找他?“日程這一周已經(jīng)安排滿了”。你有急事?對不起,“領導開的就是緊急會議”。如果說不吃飯會餓死人,那么開會就是企業(yè)管理的家常便飯,不開會企業(yè)就無法正常管理。想想歷史上有名的“遵義會議”,“古田會議”,“廬山會議”等等,我們便明白開會有多么重要。
  管理就是開會,但開會不一定是管理。下面是我經(jīng)常見到的一些會議場景,想必您也似曾相識。
  A公司的月度銷售例會上,各地分公司的經(jīng)理分別用各自發(fā)明的表格表述著自己的業(yè)績。對整體業(yè)績不滿的銷售總監(jiān)等不及區(qū)域經(jīng)理結(jié)束發(fā)言,就迫不及待地告訴各個經(jīng)理他應該做什么,不應該做什么。本來就不自信的下屬更加不知道自己要說什么,會議也就慢慢變成了總監(jiān)一個人的自說自話。最后總監(jiān)很沮喪,因為沒有人理解他的苦心。經(jīng)理們也很沮喪,因為總監(jiān)沒有理解他們的辛苦。
  B公司的一個部門周例會上,部門里的12個員工一個接一個發(fā)言。每個人都認真敘述了上周自己做了什么,像在念一本流水帳。沒有一個人關心別人說什么,每個人都在盤算自己如何說自己的事情。最后輪到部門領導總結(jié)發(fā)言,他也和其他人一樣,給大家報告了自己上周做了什么事情。兩個小時過去了,大家都覺得這樣的會議實在無聊,但又沒有一個人覺得能改變什么。
  C公司的跨部門協(xié)調(diào)會議上,銷售部的經(jīng)理和生產(chǎn)部的經(jīng)理在爭論如何解決產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期問題。每個人都振振有詞,每個人都頭頭是道。總經(jīng)理聽著大家越來越激烈的言辭,越來越不知道該怎么辦。想想兩個部門的頭都很關鍵,誰也不能傷害,就說我們這次無法做出決定,大家回去再想想,另定時間再開會討論吧。已經(jīng)討論了很多次,該做的決定,就又給放下了。
  你會開會嗎?我相信大部分人認為自己會,就像每個人都認為自己會吃飯一樣。但并不是每個人都會吃出健康。我們大部分人在開會,但大部分會議并沒有效率,大部分會議也達不到會議組織者期望的效果。
  我相信會議是一個管理者最重要也是最常用的管理工具,每一個人都應該學會這個管理工具。如何開有效的會議,讓會議幫您做好管理?我相信堅持下面的“會議五不原則”是重要的:
  1.不開沒有主持人的會議。會議一定要設主持人,主持人一定要管理會議,主持人不能隨便讓別人替代,也不能形同虛設
  2.不開沒有議題的會議。主持人會前要準備好議題,給參會者足夠時間做準備,會中要保證會議不跑題
  3.不開沒有爭論的會議。會議中主持人要引導討論和爭論,讓每個不同意見都有發(fā)表的機會
  4.不開沒有時限的會議。主持人要管理會議時間,要果斷打斷和會議無關的發(fā)言,要提醒發(fā)言者不跑題
  5.不開不做決定的會議。主持人要盡量逼迫大家按一定規(guī)則在這次會議上做出決定,而不是延后決策
  管理就是開會,但開會不一定就是管理。只有掌握了一些根本原則,您才能充分利用開會實現(xiàn)您的有效管理。

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